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5 medidas de control interno y prevención que ayudan a evitar el fraude
June 22, 2021
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3 minutos de lectura
5 medidas de control interno y prevención que ayudan a evitar el fraude

Los controles proactivos antifraudes juegan un papel clave en la lucha de una organización contra este delito que amenaza toda su infraestructura: la presencia de medidas de control interno específicas envía un mensaje claro a los colaboradores, proveedores, clientes y otros actores sobre la postura de defensa ante esta clase de delitos.

¿Quieres aprender más sobre este tema? En las siguientes líneas, encontrarás 5 medidas de control interno y prevención que ayudan a evitar el fraude.

¡Busca papel, lápiz y toma nota!

1. Estudio y evaluación de cada uno de los empleados

Para comenzar con las medidas de control interno, primero debes priorizar conocer con quién cuentas, es decir, quiénes son tus trabajadores para así llegar a identificar potenciales riesgos de fraude.

Es importante que la gerencia se involucre con sus empleados y se tome el tiempo para conocerles. A menudo, un cambio de actitud puede reflejar un problema que podría abordarse.

Por ejemplo, si un empleado siente falta de aprecio en su ámbito laboral, esto podría llevarle a cometer actos indebidos a modo de venganza.

Pero ¿eso es todo? ¿Acaso no podrían ocultarte algo? ¡Claro que sí!

Teniendo esto en cuenta, lo mejor es invertir en herramientas tecnológicas de solución para la prevención de fraude que te permitan verificar antecedentes y la identidad de los usuarios en tan solo minutos: con esta información, tendrás una mayor certeza de quién es cada persona y sus posibles intenciones, sea para bien o para mal.

2. Auditoría interna en la prevención de fraude

Una auditoría interna se trata de un conjunto de acciones, realizadas por parte de un equipo antifraude especializado, que busca realizar una evaluación objetiva de consultoría diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización con el fin de hacerlas más seguras.

¿Cómo? Mediante la detección, la prevención y el monitoreo de los potenciales comportamientos fraudulentos para abordarlos en auditorías e investigaciones como medidas de control interno.

Debes considerar dónde está presente el posible ilícito dentro del negocio y responder de manera apropiada auditando los controles de esa área para evaluar el potencial de ocurrencia y cómo la organización maneja el riesgo de fraude mediante el análisis de peligro y la planificación de la auditoría.

En definitiva, no es responsabilidad directa de la auditoría interna la prevención de delitos de fraude en la empresa, razón por la cual debe utilizar la experiencia para examinar conjuntos de datos e identificar tendencias y patrones que puedan sugerir fraude y abuso de financiamiento.

Ahora bien, si el equipo de autoría interna no posee esta experiencia práctica, hay que considerar la contratación del servicio de una empresa externa con suficiente conocimiento sobre este tema.

3. Metodología de la investigación

La organización debe tener un plan de respuesta antifraude adecuado que descifre las políticas clave y las metodologías de investigación. A la vez, debe dejar en claro el papel de las medidas de control interno cuando existen sospechas y fallas de control asociadas.

Desde el punto de vista operativo, debes tener conocimiento suficiente de este delito para:

  • Identificar las señales de alerta que indican que se pudo haber cometido el crimen, es decir, alerta roja.
  • Comprender las características del fraude, las técnicas utilizadas para cometerlo, los diversos esquemas y escenarios posibles.
  • Evaluar los indicadores arrojados y decidir si se deben tomar más medidas.
  • Analizar la efectividad de los controles para prevenir o detectar ilícitos.

Cuando esté recopilada esta evidencia electrónica, la auditoría interna debe proporcionar garantía sobre si se cumplen los derechos de acceso necesarios y los requisitos legales.

Si llegasen a arremeter con este tipo de delito, debes tener en tu poder información sobre cómo fallaron los controles e identificar oportunidades de mejora.

4. Segregación de deberes que involucran la custodia de activos

La distribución de deberes que involucren la custodia de activos, la autorización de transacciones que los afectan y el registro o reporte de actividades relacionadas son algunas de las medidas de control interno más efectivas.

Básicamente, así descentralizarás las funciones, lo que representa un componente fundamental de la gestión sostenible de riesgos y controles internos de una empresa.

En pocas palabras, se busca que un solo empleado no esté en condiciones de cometer y luego ocultar errores o fraudes en el curso normal de sus funciones: debe haber una adecuada división de responsabilidades entre quienes realizan procedimientos contables o actividades de control y quienes tienen la custodia de los activos.

Generalmente, el flujo de los procesos internos debe diseñarse de modo que los roles y responsabilidades de un individuo sirvan, en parte, como un equilibrio de trabajo de otro individuo.

Esto ayuda a reducir el riesgo de errores no detectados y limita las posibilidades de apropiación indebida o el ocultamiento de errores intencionales en los estados financieros.

5. Buró antifraude: una red externa para mejorar las medidas de control interno

Existen organizaciones expertas en medidas de control interno antifraude que han decidido crear una red colaborativa en toda América Latina para prevenir la entrada de delincuentes en las operaciones empresariales mediante la notificación de otros aliados que han sido víctimas previamente.

En efecto, se trata de una red colaborativa entre varias empresas que se unen para compartir datos y verificar transacciones fraudulentas, la cual sirve para:

  • Protección del fraude transaccional: tan solo hay que compartir la información interna asociada al fraude a la red.
  • Verificación de transacciones sospechosas: se encargan de identificar el dominio de correo, país de origen y bines de tarjeta.
  • Conexión con aliados: con el objetivo de fortalecer la red de datos y robustecer el átomo protector.

Gracias a este, se quiebra el tabú corporativo debido a que hablar del fraude transaccional es reconocer su existencia y su respectiva ocurrencia.

Al tener en tus manos toda la información de delitos que han afectado a tu competencia, podrás aumentar la velocidad en la prevención y protección, tendrás un mayor volumen de datos para analizar y obtendrás una enorme variedad de situaciones de los sujetos pasivos en los países de la red.

¡Ojo! Esto no significa que tu competencia sabrá que estás sufriendo un fraude, pues la información es 100 % confidencial: solo se compartirá el acto ilícito, pero no el nombre de la empresa afectada.

De este modo, podrás evitar ser víctima de aquellos fraude financieros que hayan sido emblemáticos, por ejemplo.

¡Muy bien! Ya cuentas con 5 medidas de control interno para evitar fraudes.

Para concluir, la amenaza de fraude es uno de los desafíos más comunes para la gobernanza que enfrentan las organizaciones sin importar su tamaño, industria o ubicación. No obstante, al disponer de procedimientos adecuados de control interno, garantizarás un resultado ideal, ya sea de forma preventiva o correctiva.

Para complementar esta lectura, ¿qué tal si ahora aprendes más sobre la ciberseguridad y su rol antifraude? ¡Lee el siguiente artículo!

Seguridad informática y prevención de fraudes: ¿Cómo pueden ayudarte los expertos?

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