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Guia completo para a prevenção de fraudes empresariais
December 15, 2020
·
3 minutos de leitura
Guia completo para a prevenção de fraudes empresariais

A fraude pode significar um desastre para a sua empresa e é do interesse de todos fazer a sua parte para detectar os sinais de alerta. Qualquer ponto fraco em seu negócio pode ser um ponto de entrada para os fraudadores acessarem dados confidenciais, mercadorias e dinheiro.

É aí que um procedimento completo de prevenção de fraude se mostra primordial. O fato é que você pode manter sua empresa protegida, ao traçar um plano de ação para detectar fraudes e impedir que elas aconteçam antes que causem qualquer tipo de dano.

Mas você sabe de fato como funciona a prevenção de fraudes em uma empresa? Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

1. O que são fraudes empresariais?

Fraudes empresariais são simplesmente a intenção ou o ato de representação fraudulenta — golpistas mentindo sobre si mesmo ou suas ações e serviços — para ocasionar em um ganho ou uma perda. Esse tipo de fraude corporativa inclui qualquer atividade fraudulenta contra uma empresa.

A fraude empresarial consiste em atividades desonestas e ilegais perpetradas por indivíduos ou empresas. Tem como objetivo proporcionar um resultado financeiro vantajoso para essas pessoas ou estabelecimentos. Também conhecido como fraude corporativa, esses esquemas geralmente aparecem sob o disfarce de práticas comerciais legítimas.

Alguns casos de fraude corporativa são extremamente complexos e sigilosos. Quando o fraudador ou os fraudadores são descobertos, é um grande escândalo com graves repercussões para muitas partes interessadas.

2. Como as fraudes acontecem?

Hoje em dia, em um mundo cada vez mais conectado, as tecnologias digitais possibilitam que os negócios sejam feitos em um piscar de olhos. No entanto, também ajudam a disfarçar as identidades e maquinações das pessoas que conduzem esses negócios. Isso possibilita que a fraude se torne bem mais difundida e sofisticada.

Do mesmo modo, o impacto da fraude nas organizações, nas partes interessadas e economias inteiras também aumentou bastante.

Confira nosso dicionário de fraude!

3. Quais são os tipos de fraudes mais comuns nas empresas?

Os tipos de fraudes a que uma pequena organização pode estar exposta não diferem de uma grande empresa. Todavia, as pequenas empresas, principalmente as recém-estabelecidas, são mais suscetíveis à essa armadilha. Logo, é preciso estar ciente dos riscos que podem surgir.

Existem vários tipos de fraude que podem surgir internamente por meio de seus colaboradores ou externamente com fornecedores e terceiros. Algumas delas são:

3.1. Roubo de informações

O roubo de informações e dados comerciais ou individuais geralmente ocorrem por meio de fraudes eletrônicas e pode incluir fraude de cartão de crédito e elementos fiscais. Ao atender clientes e ter acesso a dados pessoais deles, pode acontecer de colaboradores roubarem cartão de crédito ou outras informações pessoais.

O roubo de informações de identidade é a apropriação planejada de dados pessoais e privados de um indivíduo, a fim de conseguir vantagens financeiras.

3.2. Roubo de identidade

O roubo de identidade pode custar milhares de dólares à sua empresa. Assim como, os fraudadores são capazes de roubar a identidade da sua empresa e usá-la para acessar o seu crédito. Além disso, as pessoas podem colocar as mãos em extratos bancários, demonstrações financeiras ou números de identificação de imposto federal. Também é possível obter informações do seu computador.

Para evitar roubo de identidade, certifique-se de manter seus extratos e informações confidenciais em segurança. Se você tiver cópias físicas, mantenha-as trancadas em arquivos, que só você pode acessar. Para cópias digitais, certifique-se de usar nomes de usuário e senhas difíceis e evite cair em golpes de phishing. Não entregue suas informações a ninguém.

3.3. Documentos falsos

Os cibercriminosos estão se tornando mais eficientes a cada dia em combinar informações reais e falsas para sintetizar uma identidade única. Essa identidade não existe realmente; nem você pode associá-lo a uma pessoa real.

Os fraudadores reúnem e combinam elementos reais de documentos falsos de várias fontes e pessoas. Esses dados podem incluir: nome, data de nascimento, número do seguro social, detalhes da conta bancária, detalhes do cartão de crédito, número da carteira de motorista e outras informações confidenciais e valiosas.

Os fraudadores usam esses documentos falsos para solicitar empréstimos, cartões de crédito e linhas de crédito abertas sem qualquer intenção de reembolso.

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3.4. Fraudes em faturas

A fraude na fatura tem sido usada por colaboradores em conluio com fornecedores, a fim de fraudar seus empregadores já há bastante tempo. Em alguns países, como a Nova Zelândia, por exemplo, a fraude na fatura é considerada um dos crimes mais comuns que custam milhões às empresas.

Os fraudadores se passam por fornecedores e pedem às empresas que atualizem os dados bancários de uma fatura pendente. Eles conseguem fazer isso de forma muito fácil, pois conhecem não somente quais provisores as organizações possuem, mas também quando os pagamentos a eles são realizados.

Qualquer tipo de empresa está vulnerável ​​a fraudes em faturas, mas uma companhia que não automatiza seus pedidos de compra corre ainda mais risco. A melhor forma de evitar fraude em faturas é simplesmente monitorar todos os pagamentos, pedidos de compras, valores recebidos e entregas. Algo que seria um pouco difícil, ao usar sistemas baseados em papel.

Sua empresa deve usar um software que normalmente o alerta sempre que uma compra ou pagamento está prestes a ser realizado. Por exemplo, um software de pedido de compra faz isso de modo surpreendente, alertando você sempre que um funcionário envia um pedido de aquisição.

3.5. Apropriação indevida de ativos

Quando sua empresa não utiliza um sistema que possibilita monitorar suas finanças, os funcionários podem usar isso como uma oportunidade para roubar dinheiro. Eles podem fazer isso por meio de fraude de folha de pagamento, desfalque, desvio de fundos, fraude de fornecedor, etc.

A maioria dos funcionários considera a fraude do fornecedor a maneira mais fácil de roubar o dinheiro da empresa. Um colaborador de confiança, por exemplo, pode ajudar um fornecedor corrupto a cobrar mais caro para sua empresa, e você ainda corre o risco de pagar por mercadorias que jamais foram entregues.

Fornecedores que cometem fraudes não escolhem suas vítimas. Eles possuem como alvo as pequenas e médias empresas, pois perceberam que não apresentam procedimento formal de processamento de pagamentos e que elas não estão utilizando um software de pedido de compra.

3.6. Fraude da folha de pagamento

A fraudes de folha de pagamento são duas vezes mais comuns em pequenas empresas do que em grandes empresas. Há algumas maneiras diferentes pelas quais a fraude de holerite é capaz ocorrer em sua organização. Os funcionários podem pedir adiantamentos de pagamento sem reembolsá-los. Ou podem mentir sobre as horas trabalhadas em suas planilhas de horas.

Faça verificações de histórico de todos os funcionários antes de contratá-los. E você deve auditar as contas da folha de pagamento, a fim de detectar o comportamento fraudulento desde o início.

Qualquer tipo de empresa está vulnerável ​​a fraudes , mas uma companhia que não automatiza seus pedidos de compra corre ainda mais risco.

3.7. Fraude de dinheiro

Como há muito dinheiro ilegal circulando no Brasil, é possível você encontrar notas falsas. A fraude de dinheiro pode ocorrer sem que você ou o cliente percebam. Todavia, a nota falsificada não tem valor quando você vai depositá-la banco ou comprar algo.

As notas falsas mais comuns são de alto valor, como de R$ 100,00. Se você aceitar dinheiro falsificado, não receberá receita da venda. Pior que isso, você pode dar moeda verdadeira como troco por uma nota falsa.

Proteja sua pequena empresa contra fraude de dinheiro, aprendendo como saber se o dinheiro é falso. Existem diferentes recursos que você deve ser capaz de identificar na moeda oficial, como impressão em relevo, marcas d'água e tinta de mudança de cor. E ensine seus funcionários a verificar as notas antes de aceitá-la.

3.8. Fraude na devolução

A maioria das pequenas empresas que vendem produtos já passou por alguma fraude de devolução de uma forma ou de outra. Há diversos tipos de fraude de devolução. Alguns clientes podem comprar um produto, usá-lo e devolvê-lo, mesmo que não haja nada de errado com ele.

Ou é possível ter fraudadores que roubam produtos de você e tentam devolvê-los para obter lucro. A fraude de devolução é capaz de prejudicar o seu negócio. Você pode não conseguir eliminar todas as fraudes de devolução, mas é possível limitá-las com base em suas políticas.

Você pode exigir recibos, a fim de evitar fraude de devolução. E você pode restringir suas políticas, para que os clientes só recebam crédito na loja depois de um determinado período. Por mais que você deseje que os seus clientes fiquem satisfeitos, você não quer ter prejuízos com fraudes.

4. Com fazer a prevenção de fraudes?

São diversas as formas de prevenir fraudes. Conheça algumas delas!

4.1 Monitore os processos

Toda organização deve levar a sério suas verificações de devida diligência. Antes de começar a trabalhar com um novo cliente, realize algumas pesquisas para ter certeza de que ele é honesto e legítimo em relação à empresa.

Algumas perguntas a serem feitas são:

  • Possui certificações ou credenciamentos?
  • Seus ativos são avaliados de forma justa e precisa?
  • Como seus resultados financeiros recentes se comparam aos do ano passado?
  • Está adequadamente coberto pelo seguro?

Jamais economize nos questionamentos. Se você estiver com pouco tempo disponível, contrate um profissional para que ele possa fazer esse trabalho para você. As grandes empresas geralmente têm uma equipe cuidando apenas dessas questões.

4.2 Invista em auditorias

Devido a alta prevalência de fraudes em empresas, as organizações possuem fortes incentivos para investir em auditorias de fraudulência — internas e externas. O fato é que as empresas com sistemas de averiguações devidamente estruturados apresentam menos probabilidade de sofrer perdas graves devido a fraudes internas.

Inclusive, descobrimos que a existência de uma forte capacidade de auditoria interna é de interesse significativo para os subscritores, ao analisar os pedidos de cobertura de seguro contra crimes. Todas as empresas podem se beneficiar com um sistema de auditoria interna.

Se estiver estruturado da forma devida, ele disponibiliza uma maior proteção e encaminha uma mensagem forte para os colaboradores e fornecedores da empresa, de que a fraude será rapidamente detectada e não será de forma alguma tolerada. O monitoramento contínuo leva a processos e controles em frequente mudança que fornecem medidas corretivas destinadas a deter e detectar atividades fraudulentas.

Toda organização deve levar a sério suas verificações de antecedentes. Antes de começar a trabalhar com um novo cliente, realize algumas pesquisas para ter certeza de que ele é honesto e legítimo em relação à empresa.

4.3 Capacite a equipe na prevenção de fraudes

Pense na estratégia certa de detecção e prevenção de fraudes para o seu negócio: ela deve detalhar os controles e procedimentos. Os funcionários procuram os proprietários e gerentes em busca de orientação sobre um comportamento aceitável. Converse sobre fraude com sua equipe, fornecedores e outros contatos. Sua equipe precisa entender os riscos e como as perdas afetam os negócios e a si próprios.

Seus funcionários são as pessoas que muitos fraudadores tentarão manipular para explorar seu negócio. Mas como você pode esperar que eles detectem fraudes se você não os treinar? Uma abordagem baseada em risco é uma forma eficaz de adaptar seu treinamento, a fim de que seja significativo para pessoas em todas as funções.

Ao avaliar as formas em que sua empresa é mais vulnerável, você pode mostrar a cada membro da equipe exatamente o que procurar no dia a dia de trabalho. Dê-lhes confiança explicando de forma precisa como relatar quaisquer preocupações. Você pode usar uma linha direta de denúncia, por exemplo.

Tente não deliberar sobre os pontos óbvios e considere olhar os cursos online para se inspirar ou ter um especialista para dar ao treinamento algum foco, estrutura e visão especializada. Esta não deve ser uma sessão de treinamento única. Deve ser estruturado periodicamente e envolver sessões de atualização, a fim de revisar quaisquer novos regulamentos e riscos.

4.4. Saiba sobre o ciclo de prevenção a fraudes

É quase impossível prever se um determinado indivíduo estará inclinado a cometer fraude. No entanto, o ambiente em que um funcionário trabalha pode ser controlado pela liderança de uma empresa de maneiras formais e informais. Com o objetivo de dificultar a fraude e torná-la uma afronta às normas sociais da empresa.

A maioria das pessoas deseja agir como seus colegas. Logo, se a norma corporativa for de tolerância zero para atividades fraudulentas, a prática de atos anti-sociais no contexto do negócio torna-se totalmente inconcebível. Uma companhia precisa se esforçar para tornar seu negócio um local onde haja bastante dificuldade para um indivíduo cometer fraude e jamais permitir que este escape impune.

É responsabilidade da empresa determinar um ambiente de menor risco para fraudes e disponibilizar incentivos ao comportamento ético de seus gestores, executivos e colaboradores.

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4.5. Proteja sua rede de computadores

O uso de mídias sociais e outros sites de entretenimento abre seu computador a uma série de vulnerabilidades. O que pode reduzir o risco de qualquer crime cibernético é ter um computador principal usado exclusivamente para as necessidades bancárias e contábeis. Invista em um firewall, assim como em uma detecção especializada de antivírus, spyware e malware para seus ativos computadorizados.

Certifique-se de manter vários backups de seus arquivos, se algum de seus hosts for pego em um ataque cibernético. Você poderá restaurar a função rapidamente por meio de backups. Poderá até continuar a trabalhar em um outro computador.

4.6 Faça uma verificação de antecedentes dos colaboradores

A fraude de funcionários é muito mais comum do que se imagina. Sendo que, a maior parte de todas as violações de dados ocorrem com colaboradores de alguma forma. Essas violações podem ocasionar em perdas ou destruição significativa à empresa. Inclusive, quem está dentro de sua companhia pode conhecer seus processos por dentro e por fora.

Isso lhes dá uma ideia de como poderiam contorná-los, para obter ganhos financeiros. É muito importante averiguar todas as referências de cada novo colaborador, empregadores anteriores e também se há antecedentes criminais. Isso é necessário especialmente para colaboradores que trabalham com dinheiro ou fazem a gestão de pagamentos e dados de contas bancárias de clientes.

Os funcionários de uma pequena empresa podem moldar sua identidade. Logo, é preciso seguir políticas rígidas sobre fraude, ética e comportamento. Isso assegurará que a reputação e a receita de seu negócio não sofrerão consequências.

Há muitas formas dos colaboradores cometerem fraude dentro de uma organização:

  • fraude de viagens;
  • fraude de compras;
  • exploração de ativos;
  • contabilidade falsa;
  • fraude de pagamento;
  • fraude de gestão de pessoal.

4.7 Invista em tecnologias de prevenção de fraudes

É chegada a hora de empresas, principalmente bancos e grandes varejistas, investirem e integrarem a tecnologia de fraude em sua infraestrutura. A pandemia do COVID-19 forçou as empresas a migrar para operações e ambientes de trabalho remotos. Aí reforçou-se ainda mais a utilização de transações feitas de forma online, em que organizações e clientes estão escolhendo realizar pagamentos não-presenciais.

Todavia, também deixa os bancos e instituições financeiras bem vulneráveis ​​a fraudes. Durante esses momentos importantes para o setor, é de extrema importância investir em tecnologia de fraude, a fim de protegerem a si e também a seus clientes.

5. Quais são os riscos de fraudes nas empresas?

A fraude tem um grande poder de interromper a atividade de qualquer negócio, seja ele grande ou pequeno. Todavia, as empresas menores normalmente são afetadas com mais força quando os colaboradores ou a gerência se envolvem em comportamento fraudulento.

Em alguns cenários mais complexos, a fraude pode ser uma enorme ameaça ao próprio negócio. Ela diminuí a confiança depositada nela, pelos clientes e parceiros ou viabilizando a desconfiança no local de trabalho. A perda financeira é a maneira mais óbvia pela qual a fraude pode influenciar uma pequena empresa.

Um exemplo bem simples é que os colaboradores estão interferindo no fluxo normal de dinheiro de um modo que o torna menos óbvio para o proprietário da companhia. Devido ao fato de as organizações ficarem mais complexas, é mais complicado rastrear para onde vai cada centavo e a má-fé pode instigar a todos em um determinado momento.

Uma empresa com histórico de fraudes normalmente é vista com maus olhos pelos investidores e outros parceiros de negócios. Ninguém quer lidar com companhias que possuem um histórico ruim e que não podem ser totalmente confiáveis.

A fraude dificulta a auditoria comercial e a torna mais complicada e difícil. Os auditores examinarão mais de perto os livros da empresa, antes de assinar as demonstrações financeiras e possivelmente solicitarão dados complexos de se conseguir.

Em situações mais graves, os parceiros terceirizados responsáveis pela contabilidade até decidir rescindir o contrato com sua empresa. Inclusive, a fraude prejudica a moral dentro da organização e pode interromper a motivação que uma empresa precisa para buscar o crescimento e também a estabilidade. De qualquer forma, a fraude é bastante constrangedora para todas as partes envolvidas.

Toda a equipe se sentirá mal por não ter percebido o perigo vindo de dentro da própria empresa, caso um dos colaboradores seja descoberto como o responsável pela fraude. Além disso, a fraude descoberta no nível gerencial pode trazer efeitos ainda mais devastadores sobre a moral da organização.

6. Quais são as leis que cuidam de empresariais?

Compliance é a união de disciplinas, com o intuito de cumprir as as políticas, as normas legais e regulamentares e as diretrizes determinadas para uma empresa e para as suas atividades, além de evitar, identificar e cuidar de qualquer desvio ou incongruências que possam acontecer.

Ele está ligado à Lei Anticorrupção — Lei nº 12.846 —, aprovada no Brasil, em 2013. Porém, foi em 2014, que essa legislação começou a vigorar. E, desde então, as empresas ficaram mais expostas a graves consequências administrativas e também civis, se executarem qualquer tipo de ação que possa lesar a administração pública.

Embora em geral as autoridades administrativas possam impor sanções por infrações administrativas, as infrações penais devem ser processadas perante um juiz em um julgamento. O processo penal é iniciado pelos promotores públicos que intentam acusações contra pessoas físicas, normalmente com base em provas obtidas em inquérito policial.

As medidas de congelamento e outras medidas provisórias dependem de decisões judiciais, podendo ser concedidas mediante a comprovação de “causa provável” quanto à infração penal. O incumprimento dos poderes de investigação, execução e ação penal acima mencionados pode dar origem a multas ou ao crime de desacato (desobediência).

Você sabia que publicamos uma coluna semanal na Exame?

7. Como a Truora pode ajudar na prevenção de fraudes?

A Truora é uma empresa de Tecnologia que desenvolve soluções para prevenir fraudes. Nós auxiliamos bancos, startups, empresas de RH, marketplaces, fintechs e outras organizações na redução do risco em seu relacionamento com clientes, usuários, fornecedores e colaboradores.

Com nossa empresa, você consegue informações e dados básicos em minutos. É possível também validar usuários, candidatos, clientes ou fornecedores e confirmar a veracidade dos dados de cada um deles. As soluções que disponibilizamos são aprovadas nos testes mais rigorosos de desempenho, a fim de atender às normas vigentes e às demandas do mercado.

Trabalhamos para proporcionar a melhor experiência para nossos clientes, realizar processos mais seguros em que é prioridade o bem estar de quem experimenta nossos produtos. Esses possuem os menores tempos de resposta do mercado e estão na vanguarda de novas maneiras de processos fraudulentos, a fim de que nossos clientes fiquem bem protegidos.

Novas tecnologias de prevenção à fraude estão sendo desenvolvidas, como sinais, onboarding digital e passaportes que objetivam continuar a apoiar as organizações. Além disso, agora elas auxiliam as pessoas a terem mais segurança em suas interações do dia a dia.

Agora ficou muito mais fácil realizar a prevenção de fraude em empresas. Com essa visão geral é possível começar a construir um bom programa interno para evitar fraudes e maneiras de torná-lo mais seguro e eficiente.

Este post foi útil para você? Então, entre já em contato conosco e veja como nós podemos ajudar sua empresa!

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